Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Wyciągi bankowe, umowy czy rachunki – wszystko to można znaleźć w polskich domach. Niestety najczęściej nie umiemy zaprowadzić w nich porządku, ponieważ nie wiadomo, co może okazać się jeszcze przydatne, a co nie. I choć chęci do posegregowania ich mamy wiele, to jednak wszystko pełznie na niczym.

Jak zatem utrzymać porządek w dokumentach i nie zwariować?

Jak wprowadzić ład do domowego archiwum?

PRZECHOWYWANIE PARAGONÓW

Choć jest ich najwięcej, to jednak okazują się niezwykle pomocne, zwłaszcza przy zakupie odzieży, obuwia czy innych przedmiotów, które w razie awarii można zareklamować. Jednak reklamacja odbywa się na podstawie okazania dokumentu sprzedaży.

Paragon nie jest jedynym poświadczeniem dokonania zakupu, równie dobrze może to być wyciąg z rachunku bankowego lub potwierdzenie płatności kartą.

Do reklamacji mamy prawo przez okres dwóch lat, dlatego w tym czasie należy przechować dowód zakupu.

WAŻNE DOKUMENTY W PRZYPADKU KREDYTU

Jeśli zaciągnęliśmy kiedykolwiek kredyt, mamy obowiązek przechowywać potwierdzenia spłat raty do momentu, aż bank wystawi nam stosowne oświadczenie, że zobowiązanie zostało spłacone. To zaświadczenie należy przechowywać przez 10 lat, ponieważ taki okres uniemożliwia zwracanie się do klienta o dodatkowe dopłaty czy wyjaśnienia.

W przypadku kredytu hipotecznego warto zbierać wszystkie dokumenty, które związane są z nieruchomością, a więc wszelkie pozwolenia na budowę czy faktury otrzymane od podwykonawców.

ODSZKODOWANIE

Okradli cię? Możesz ubiegać się o odszkodowanie. Wówczas przydadzą ci się dokumenty zakupu skradzionych przedmiotów, wtedy łatwiej będzie udowodnić ubezpieczycielowi wysokość szkody. Wysokość ubezpieczenia zależy od poniesionej straty, którą należy udokumentować. Dodatkowo będziesz potrzebować umowę ubezpieczenia oraz poświadczenia opłacanych składek.

KOPIE DOKUMENTÓW

Zaleca się sporządzanie kopii takich dokumentów, jak polisa ubezpieczeniowa czy dowód osobisty lub paszport. Wówczas eliminuje się problem ich ewentualnego odtworzenia w przypadku zaginięcia. Równie ważne są akty notarialne czy świadectwa pracy.

RACHUNKI

Rachunki za gaz, prąd, wodę, telewizję czy Internet warto przechowywać przez trzy lata, dopiero po tym okresie ulegają przedawnieniu. Jednakże nie muszą to być tylko przekazy pocztowe lub potwierdzenia z banku, na równi traktowane są przelewy wykonywane z konta internetowego czy miesięczny wydruk z konta.

EMERYTURA

Do wyliczenia wysokości emerytury będzie potrzebny kapitał początkowy oraz kwoty składek, jakie pracodawca odprowadzał na nasze konta emerytalne. Generalnie te dokumenty powinien posiadać ZUS, jednak na wypadek zagubienia warto mieć przy sobie wszystko to, co poświadczy uzyskiwane dochody, a więc umowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe czy RMUA. Co prawda wszystko można odtworzyć, ale wiąże się to z czasem i niekiedy kosztami za udostępnienie materiałów archiwalnych.

URZĄD SKARBOWY

Dokumenty, na podstawie których dokonywane były rozliczenia z Urzędem Skarbowym muszą być przechowywane przez pięć lat począwszy od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie. W przypadku braku tych dokumentów, fiskus może nałożyć na ciebie karę i zażąda zwrotu kwoty, jaka została odliczona od podatku, powiększona o odsetki ustawowe.